Sigorta sektörünün dijital dönüşümüne katkı sağlayan, uçtan uca poliçe yaşam döngüsü ile başlayan hasar, reasürans, tahsilat ve muhasebe sistemlerinin bütününde kullanılabilen InsureE GL, en güncel teknolojilerle web platformu için geliştirildi. InsureE GL ile ilgili süreçleri anlatan SFS Yazılım Geliştirme Müdürü Cemil Çalışkan, “SFS’nin 20 yılı aşkın süredir kullanılan masaüstü muhasebe uygulamalarını aynı kullanım kolaylığı ile webe taşımak, uygulamanın masaüstünde klavye kullanımına en hızlı veri girişine uyarlanmış olması sebebiyle hiç kolay olmadı. Webe çıktığınızda mouse odaklı bir kullanım vardı. Hem eski hızlı veri girişini sağlayacak, hem de yeninin artılarını kullanabilecek bir tasarım gerekiyordu. InsureE GL ile SFS bunu başardı. Bir yılı aşkın sürede kullanıcı deneyimi pilot uygulamalar ile test edildi. Kullanıcı isteklerine göre yeniden geliştirildi. InsureE GL, masaüstü uygulamalarda var olan stabiliteyi kullanım konforunu Microsoft MVC (Model, View, Controler) yazılım mimarisi ile sağlamıştır. InsureE GL, kurumsal firmalara yönelik gelişmiş bir muhasebe yazılım ürünüdür. SFS’nin en değerli iş modeli olan tanımsal ve parametrik yapısıyla donatılmıştır. Bu tanımsallığı hesap planı kırılım yapısından bilanço ve diğer mali tablo tanımlarına kadar bütün sistemde işletmektedir. Bu da ürünü, tek düzen muhasebe sistemi kullanılan sektör bağımsız bütün büyük küçük ölçekte kurum ve kuruluşların muhasebesinin tutulmasında elverişli kılmaktadır. Bunun yanı sıra SFS’nin ana faaliyet konusu sigortacılık muhasebesine yönelik hazır uygulamalarını da barındırmaktadır. Sistem dashboard’u gösterge paneli olarak kullanabilmektedir. Bu gösterge panellerinde maliyeci takvimi, kullanıcının kendi takvimi ve yönetime yönelik bilgilerin canlı akışı sağlanmaktadır” dedi. Çalışkan, InsureE GL süreçlerini şöyle anlattı:

“Hesap Planı: Hesap planı sistemle birlikte hazine hesap planı şablonu ile gelmektedir. Sonrasında hesap planı özelleştirmeleri, manuel ya da hesap planı transferi ile dış sistemden yapılabilmektedir. Hesap adlarının mali dönem içindeki değişimleri geçerlilik tarihi ile takip edilebilmektedir. Hesap planı raporlarında kullanılmayan hesaplar raporlanabilmekte olup böylece âtıl kalan hesapların hesap planından çıkarılması sağlanmaktadır. Hesap planı kalite kontrol ile hesap planı hiyerarşisindeki aksaklıklar tespit edilebilmektedir.

**Resmi Defterler: **Bütün resmi defterler sistem tarafından üretilebilmektedir. Ayrıca Yevmiye ve Kebir Defterleri için Gelir İdaresi mevzuatına göre çalışan e-defter modülü kullanılmaktadır. SFS aynı zamanda E-Defter yazılım uyumluluk onayı alarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından tescillenmiştir. Yardımcı defterde üretilen veriler başka raporlamalarda kullanıma uygun olarak veri seti formatı ile export edilebilmektedir.

Dijital dönüşüm: Fiş ekleri için kağıt kopya tutulmasına gereksinim bırakmayacak dijital dönüşüm sağlanmıştır. Belgelerin elektronik kopyaları fişlere eklenerek veri tabanı üzerinde arşivlenmesi sağlanmıştır. Böylece kağıt kullanımı sıfırlanmıştır.

Mizan: InsureE GL mizan raporu üretimde çokça zenginleştirilmiştir. Örneğin veri kaynağı mizan tablosu olabildiği gibi direkt muhasebe fişlerinden de mizan oluşturabilmektedir. Konu bazlı mizan tanımları yapılarak ihtiyaca uygun mizan raporuna imkân verilmektedir. Kara liste mizan ile MASAK ve diğer sakıncalı kurumlar listesinde bulunan satıcılar takip edilebilmektedir.

Entegrasyonlar: InsureE GL’de SFS sistemden direkt entegrasyon ile teknik entegrasyon fişleri, cari entegrasyon fişleri on-line ya da off-line entegre edilebilmektedir. Bunun yanında dış sistem web servis ile fiş ve hesap kodu entegrasyonu yapılmaktadır. Ayrıca SAP GL, SUN GL gibi global muhasebe sistemlere entegrasyon katmanları mevcuttur.

E-Defter: SFS, E-Defterdeki yedi yıllık deneyimini InsureE GL ile yeni bir boyuta taşımıştır. Dosya hazırlama, şema, şematron kontrollerinin paralel prosesler ile yürütülmesi sağlandı. Bu da %400’lerin üzerinde bir performans artışı getirdi.”

DAHA HIZLI DAHA DOĞRU

Ankara Sigorta olarak 2021 yılı içinde InsureE GL Muhasebe Yönetim sistemini kulanmaya başladıklarını ifade eden Ankara Sigorta Bütçe ve Mali İşler Müdürü Mehmet Güven Özcan, “Özellikle COVID-19 pandemisi nedeniyle şirket müdürlüklerinde çalışmak çok zor hale geldi. Pandemi sonrası ofis ve home ofis kombinasyonu gündemde. Çalışanlar artık internetin bulunduğu her yerde tarayıcı bağımsız bir şekilde çalışma imkânı bulacaklar. Bu nedenle InsureE GL projesi bu yönden de çok önem kazanıyor. InsureE GL Muhasebe Yönetim Sistemi’nin esnek alt yapısı sayesinde günümüz şartlarında değişen vergi mevzuatı, hazine sigortacılık mevzuatı gibi konularda kolayca entegre edilebilecek bir yapıda olduğu görülüyor. Sistem, kullanım yılında aynı anda birden fazla yılı ekrana getirebiliyor. Özellikle muhasebede yılların karşılıklı mukayesesi sistem üzerinde hazırlanan raporlar ile daha hızlı ve daha doğru yapılıyor. Sistemin ana sayfası portal görünümünde olup, günlük iş akışı ve yapılan işlemler kişi bazlı gözüktüğünde süreç rahatlıkla takip edilebilmekte olup, menü ayrıca kişiselleştirilebiliyor. Günümüzde gelişen suç işlemleri nedeniyle kara listeye alınan, hesaplarına haciz konulan veya MASAK tarafından tedbir alınan satıcıları ve alıcılar sistem tarafından kontrol edilebilir bir yapısı olması nedeniyle ileride şirkete doğabilecek sorumlulukları önceden önlemiş oluyor. Mizan, yardımcı defterler istenilen formatta çekilebilmekte olup, istenilen çalışmalarda kullanabiliyor” dedi.

OFİS BAĞIMSIZ ÇALIŞMA İMKANI

Özcan, sözlerini şöyle noktaladı: “Önemli değişikliklerinden biri de günümüz e-fatura veya diğer hazırlanan evraklar gibi mahsup ekinde saklanan belgeler hem arşiv maliyeti hem de arama maliyetine sebep oluyordu. Gelişen teknoloji ile sistem üzerinde direkt mahsuba ek olarak yapıştırılmakta ve istenildiği anda döküm alınabilmekte. Bu da şirketlerin arşiv maliyetlerini düşürüp, denetimlerde istenen bilginin hızlıca erişimini sağlıyor. Mizan yapısının değişken olmasıyla, istenilen gruba yönelik mizan çekimi yapılabilmekte ve mizanın tamamını çekmeye gerek kalmamaktadır. Yapılan tanımlamalar ile kontrol süreçleri daha hızlı ve eksiksiz oluyor. Özellikle son yıllarda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya başlanan e-defter süreçleri daha anlaşılır ve kontrolü bir şekilde yüklenebiliyor. E-defter ile ilgili fiş girişinde gerekli kontrollerin yapılmasıyla hatalar işin başında engelleniyor. Sonuç olarak InsureE GL sistemi esnek bir alt yapıya sahip olan web, tablet ve cep telefonunda kullanılabilme özellikleri ile Ankara Sigorta Muhasebe departmanının iş yükünü hafifletmiş ve her yerden kullanım olanağı sayesinde ofis bağımsız çalışma imkanı sağlamıştır.”

Mehmet Güven Özcan

Cemil Çalışkan